Pró-Reitoria de Administração

I - planejar, superintender, coordenar, fomentar e acompanhar as atividades e políticas de administração financeira e patrimonial, além da gestão orçamentária;
II - controlar as atividades relacionadas ao planejamento e execução orçamentária de obras e manutenção;
III - planejar políticas institucionais, com vistas a garantir a execução dos planos estratégicos e operacionais do IFMS;
IV - controlar e acompanhar o inventário do patrimônio da organização geral do IFMS em conjunto com os campi;
V - controlar as atividades relacionadas ao protocolo, arquivamento dos papéis administrativos, serviços logísticos e segurança patrimonial resguardando a segurança das informações e de bens;
VI - elaborar e consolidar a proposta orçamentária anual do IFMS mediante a consolidação dos dados e informações enviadas pela Reitoria e pelos campi;
VII - acompanhar os programas, projetos e convênios firmados pelo IFMS, pertinentes à Pró-Reitoria de Administração, 
VIII – supervisionar e elaborar, quando necessário, as respectivas prestações de contas;
IX - executar, acompanhar e controlar a programação orçamentária e financeira do IFMS;
X - desenvolver e implantar medidas de controle interno com a finalidade de aprimorar o gerenciamento das atividades da Pró-Reitoria de Administração;
XI - acompanhar a atualização da legislação aplicada à contabilidade, da legislação e normas referentes a licitações, contratos e convênios;
XII - coordenar e controlar o sistema de suprimento de fundos.

Diretoria de Compras, Licitações e Contratos

I - gerir todas as fases dos processos licitatórios;
II - solicitar gestores e fiscais de contratos;
III - supervisionar os relatórios mensais de almoxarifado e patrimônio (Relatório Mensal de Bens Móveis e Relatório Mensal de Almoxarifado);
IV - observar a aplicação da normativa de compras do IFMS;
V - orientar sobre os procedimentos administrativos referentes aos processos licitatórios;
VI - gerenciar os sistemas governamentais pertinentes à sua área de atuação.

Coordenação de Contratos e Convênios

I - elaborar, formalizar, acompanhar e supervisionar os contratos, convênios e seus termos aditivos;
II - publicar os atos relacionados aos contratos e convênios;
III - prestar suporte aos gestores e fiscais de contratos e convênios;
IV - acompanhar e orientar o cumprimento do objeto proposto e aplicação de sanções, conforme legislação pertinente, quando cabíveis.

Coordenação de Compras e Licitações

I - adquirir bens e contratar serviços por processos de licitação e compra direta;
II - elaborar editais e termos de referência, no que se refere à parte administrativa;
III - coordenar as atividades dos sistemas governamentais pertinentes à sua área de ação, como:
a) Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores;
b) Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais;
c) Compras governamentais.

Coordenação de Almoxarifado

I - receber e conferir materiais adquiridos no âmbito da Reitoria e, excepcionalmente, dos campi;
II - inserir e atualizar os dados do sistema informatizado de almoxarifado;
III - manter os materiais de consumo organizados no almoxarifado;
IV - gerir o estoque de materiais de consumo da Reitoria;
V - atender às necessidades de materiais de consumo da Reitoria;
VI - fornecer, excepcionalmente, materiais de consumo ao almoxarifado dos campi.

Coordenação de Patrimônio

I - receber, conferir e distribuir os bens patrimoniais;
II - inserir e atualizar os dados do sistema informatizado do patrimônio;
III - controlar a movimentação de bens patrimoniais entre setores da Reitoria;
IV - orientar as comissões de inventário;
V - promover a conservação, análises e revisões dos bens permanentes adotando as providências necessárias;
VI - promover a proteção e o uso racional dos bens entre os setores da Reitoria.

Diretoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade

I - participar do projeto de elaboração e acompanhamento da execução orçamentária e financeira;
II - participar da elaboração da Prestação de Contas anual;
III - avalizar a Prestação de Contas anual, emitindo Declaração do Contador responsável pelo órgão;
IV - controlar e autorizar os acessos ao Sistema Integrado de Administração Financeira e ao Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais , ambos do governo federal;
V - elaborar os procedimentos necessários à correta execução financeiro-orçamentária e realizar os ajustes, quando necessários;
VI - elaborar e apresentar o balanço patrimonial e suas peças.

Coordenação de Contabilidade

I - orientar e zelar pela aplicação das normas sobre o sistema federal de contabilidade, de finanças, de orçamento e de patrimônio, cumprindo e fazendo cumprir na sua área, as normas e procedimento em vigor;
II - conciliar e contabilizar os saldos dos Relatórios de Movimentação de Bens Móveis e Almoxarifado;
III - analisar e registrar os relatórios de depreciação e amortização;
IV - auxiliar na prestação de contas de recursos recebidos por meio de convênios, transferência eletrônica disponível e demais mecanismos de delegação de execução orçamentária e financeira;
V - proceder à conformidade contábil;
VI - realizar regularizações e ajustes contábeis;
VII - regularizar e dar destinação aos recolhimentos recebidos por Guia de Recolhimento da União;
VIII - acompanhar e regularizar as certidões, alvarás e cadastros diversos da Reitoria junto aos órgãos públicos Federais, Estaduais e Municipais;
IX - realizar empenhos e liquidações das notas fiscais encaminhadas pelos setores de origem;
X - avalizar a Prestação de Contas anual, emitindo a Declaração do Contador responsável pelo órgão;
XI - realizar liquidação e pagamento da folha dos servidores do IFMS, com base no relatório do Demonstrativo de Despesas com Pessoal encaminhado pela Diretoria de Gestão de Pessoas;
XII- efetuar as análises das planilhas de repactuação dos serviços terceirizados;
XIII - assessorar a Diretoria na elaboração do balanço patrimonial e suas peças.

Coordenação de Finanças

I - realizar empenhos e liquidações das notas fiscais encaminhadas pelos setores de origem;
II - realizar liquidação e pagamento da folha dos servidores do IFMS, com base no relatório do Demonstrativo de Despesas com Pessoal encaminhado pela Diretoria de Gestão de Pessoas;
III - efetuar as regularizações necessárias e realizar pagamentos oriundos das devoluções efetuadas pelos agentes financeiros;
IV - levantar dados necessários para apuração dos custos incorridos;
V - atentar-se às obrigações tributárias decorrentes da execução financeira do órgão;
VI - controlar e arquivar os processos de pagamento;
VII - efetuar as análises das planilhas de repactuação dos serviços terceirizados.

Diretoria de Serviços Gerais e Transportes

I - elaborar e acompanhar a execução dos contratos de serviços terceirizados aprovados pelo IFMS, além de atestar e encaminhar as notas fiscais referentes aos respectivos serviços para pagamento;
II - intermediar a comunicação entre as empresas prestadoras de serviços terceirizados e o IFMS;
III - orientar os setores quanto a manutenção bens móveis e imóveis, bem como planejar e providenciar a manutenção dos bens;
IV - estabelecer procedimentos para o uso da frota oficial.

Coordenação de Serviços Gerais e Transportes

I - gerenciar a frota oficial do IFMS;
II - acompanhar a manutenção preventiva e corretiva de todos os veículos do IFMS;
III - gerenciar e agendar as demandas de solicitações da Reitoria para os deslocamentos locais e viagens com os veículos oficiais;
IV - acompanhar a regularidade dos veículos do IFMS quanto ao licenciamento anual e possíveis infrações de trânsito;
V - controlar e gerir o serviço de abastecimento de combustíveis de todos os veículos do IFMS, elaborando relatórios, análises de consumo e desempenho de cada veículo;
VI - fiscalizar a execução dos contratos de serviços terceirizados aprovados pelo IFMS, além de atestar e encaminhar as notas fiscais referentes aos respectivos serviços para pagamento.