Neste mês de abril, o Instituto Federal de Mato Grosso do Sul (IFMS) disponibilizou uma nova funcionalidade no site institucional, que permite a qualquer cidadão contribuir com o conteúdo dos documentos institucionais.

Por meio de formulário eletrônico, o interessado pode propor alteração, adição ou remoção de informações em qualquer conteúdo apresentado, seja parágrafo, tópico, figura, nota de rodapé, quadro, tabela, entre outros.

As regras desta nova funcionalidade estão dispostas na Instrução Normativa nº 01/2021, da Diretoria Executiva da Reitoria (Diret), publicada no Boletim de Serviço do IFMS.

“Nossa expectativa é que todos possam contribuir para o constante aprimoramento de nossos documentos institucionais, estimulando a participação social e ampliando uma gestão que se faz democrática e plural", afirmou a reitora Elaine Cassiano.

A reitora do IFMS, Elaine Cassiano, avalia que a iniciativa deve contribuir com o aprimoramento dos documentos institucionais, como regulamentos, diretrizes, planos, programas, entre outros.

“Nossa expectativa é que todos possam contribuir para o constante aprimoramento de nossos documentos institucionais, seja servidor, estudante ou membro da comunidade externa, estimulando a participação social e ampliando uma gestão que se faz democrática e plural", afirmou.

Para o diretor executivo da reitoria, Fernando Alves, o sistema implantado amplia a participação social na construção dos principais documentos da instituição, de forma que todos sejam ouvidos e contemplados.

"Se um cidadão quisesse fazer alguma proposição relacionada ao conteúdo de um regulamento, por exemplo, ele precisava procurar um conselheiro de algum órgão colegiado da instituição ou pró-reitoria, mas agora ele pode fazer diretamente pelo formulário e com a certeza de que será ouvido e obterá uma resposta da instituição", destacou o diretor.

"O cidadão agora pode fazer proposições aos documentos institucionais diretamente pelo formulário e com a certeza de que será ouvido e obterá uma resposta da instituição", destacou o diretor executivo da reitoria, Fernando Alves.

Passo a passo - Ao clicar em um documento disponível na página Documentos Institucionais, o usuário pode optar pela leitura ou acessar o formulário onde poderá fazer contribuições.

No formulário, o interessado precisa identificar-se e informar o e-mail para contato. Depois, deve descrever a solicitação, indicando qual o documento a ser tratado e o link de acesso.

Devem ser indicados, ainda, a ação sugerida (alterar, adicionar ou remover item), a página do documento e o item condizente com a sugestão (artigo, tópico, figura, nota de rodapé, quadro, parágrafo, tabela ou outro).

Por fim, o usuário deve redigir o novo texto, caso a sugestão seja para alterar ou adicionar item, justificando a sugestão de forma clara e objetiva.

Concluída a sugestão, o interessado recebe em seu e-mail uma mensagem automática com a confirmação de recebimento e respectivo número de protocolo.

Trâmite - A Ouvidoria do IFMS receberá a solicitação e a encaminhará ao setor responsável pelo documento.

O setor, então, avaliará o mérito da contribuição e se manifestará, no prazo máximo de 30 dias úteis. No momento da revisão do documento, as contribuições avaliadas como pertinentes serão atendidas.

A tramitação da contribuição será realizada por meio de sistema online, com acesso de todos os setores envolvidos. A cada movimentação, o interessado receberá um e-mail no endereço registrado.

Ao final, o interessado será informando, por e-mail, sobre a decisão e os prazos para que sua solicitação, caso aceita, seja efetivada no documento.