O Instituto Federal de Mato Grosso do Sul (IFMS) disponibiliza a partir desta quinta-feira, 24, a ferramenta 'IFMS em Números'. Desenvolvido a partir da tecnologia “Inteligência de Negócios” (BI, na sigla em inglês business intelligence), o painel permite o acompanhamento do orçamento institucional diariamente.

Atualizado automaticamente a partir de dados do sistema Tesouro Gerencial, da Secretaria do Tesouro Nacional (STN), o novo recurso oferecido pelo site do IFMS mostra o orçamento previsto e o executado pela instituição, no decorrer do ano, por meio de gráficos, o que visa facilitar a compreensão do cidadão.

“A ferramenta torna o IFMS mais transparente e auxilia nas tomadas de decisão. Trata-se de uma apresentação de informações didática e ágil, que possibilita o acesso de todos os interessados”, explica a reitora, Elaine Cassiano.

O 'IFMS em Números' está dividido em tipos de dados: 'orçamento' (custeio) e 'assistência estudantil'. No primeiro são disponibilizadas informações sobre as despesas das 11 unidades (dez campi e reitoria), de forma detalhada, de acordo com a natureza, mês, pagamento e grupo (custeio ou investimento).

São exemplos de despesas com custeio limpeza, conservação e vigilância; serviços de energia elétrica, água e esgoto; manutenção e conservação de bens e imóveis; apoio administrativo, técnico e operacional; máquinas utensílios e equipamentos diversos, entre outros. 

Já na 'assistência estudantil' constam informações a respeito dos valores pagos e estudantes atendidos (por unidade), além do pagamento total por aluno, mês e grupo. São exemplos de benefícios da assistência estudantil os concedidos por meio da Política de Assistência Estudantil do IFMS. 

“Com essa ferramenta, a comunidade vai conseguir acompanhar diariamente nossa execução financeira. Isso tornará a instituição mais transparente e auxiliará no processo de tomada de decisão. Trata-se de uma apresentação de informações didática e ágil, que possibilitará o acesso de todos os interessados”, explica a reitora, Elaine Cassiano.

Desenvolvimento – Criada a partir do serviço de análise de negócios Power BI, centrado no processo de coleta, organização e análise de dados, a tecnologia permite a criação de uma interface simples para a apresentação dos relatórios.

O coordenador de Planejamento e Orçamento do Campus Naviraí, Michell Lopes, é um dos idealizadores do 'IFMS em Números'. Ele destaca que a iniciativa se baseou em ferramentas similares da Advocacia Geral da União (AGU) e de outras instituições de ensino, sendo desenvolvida ao longo dos últimos seis meses e seguindo algumas etapas. 

“Primeiramente, verificamos a demanda de informações do IFMS como um todo, por meio de um painel concentrado e condensado. Partimos para a definição das informações que iriam compor esse painel, passando em seguida à coleta e seleção de dados, desenvolvimento visual e processo de automatização da ferramenta”, pontua. 

A ideia surgiu a partir de uma necessidade do próprio campus. “Tínhamos dificuldade em visualizar as informações referentes à execução orçamentária. Então buscamos uma ferramenta que suprisse essa necessidade”, comenta Michell.

A criação do painel teve a participação de outros servidores de Naviraí, das pró-reitorias de Administração (Proad) e Desenvolvimento Institucional (Prodi), além do pró-reitor de Administração e Finanças da Universidade Federal do Tocantins (UFT), Jaasiel Lima, que apresentou um modelo para o desenvolvimento da ferramenta no IFMS.

“Será possível aprimorar a divisão dos recursos. Teremos mecanismos para planejar o próximo ano por meio de um panorama mais detalhado de cada unidade”, ressalta Diego Silva, diretor de Planejamento e Gestão do Conhecimento.

Planejamento – O diretor de Planejamento e Gestão do Conhecimento (Dipla) do IFMS, Diego da Silva, enfatiza que mesmo primando pela simplicidade na apresentação das informações, a ferramenta possui uma grande quantidade de dados que auxiliará no processo de planejamento dentro da instituição. 

“Existe o detalhamento das despesas mensais, anuais, por unidade, empenhadas, liquidadas, pagas, entre outras. Com a possibilidade da disponibilização das séries históricas futuramente, teremos um quadro geral que ajudará na elaboração do orçamento, uma vez que o que planejado não é necessariamente executado, pois existem imprevistos”, explica.

A atualização diária das informações tende a contribuir na tomada de decisões por parte dos gestores, no que diz respeito à questão orçamentária e distribuição de recursos entre os campi.

“Será possível verificar a média de gastos, aprimorando a divisão dos recursos. Assim, teremos mecanismos para o planejamento do próximo ano, por meio de um panorama mais detalhado de cada unidade”, finaliza Diego.